Zarządzanie materiałami zaczyna się na budowie
Zarządzanie materiałami nie zaczyna się w magazynie, lecz tam, gdzie pojawia się potrzeba. Dzięki supplyFlow pracownicy mogą zgłaszać zapotrzebowanie na materiały i sprzęt, przypisując je do konkretnego projektu, pracownika, pojazdu lub urządzenia. Informacje o potrzebnych artykułach, ilościach i oczekiwanym terminie dostawy trafiają w uporządkowanej formie do odpowiedniego działu.
Zapotrzebowania nie trzeba nawet wpisywać ręcznie. Dzięki geonardo.ai® pracownicy mogą zgłaszać je głosowo, na przykład:
„geonardo, potrzebuję na jutro jednej palety cementu tutaj, na budowie”.
geonardo.ai® przekazuje do działu zaopatrzenia uporządkowane informacje o artykule, ilości, projekcie i terminie. Nie trzeba dzwonić do biura ani martwić się, że kartka z listą materiałów się zgubi.
Dział zaopatrzenia wybiera sposób realizacji zapotrzebowania
Wszystkie zgłoszenia trafiają do działu zaopatrzenia. Odpowiedzialni pracownicy analizują je według projektu, terminu i potrzebnych ilości, a następnie wybierają najlepszy sposób realizacji. Czy materiał jest dostępny w magazynie? Czy trzeba go przewieźć z innej lokalizacji lub zamówić? A może dostawca dostarczy go bezpośrednio na budowę?
Możliwe są również dostawy częściowe oraz realizacja jednego zapotrzebowania z kilku źródeł. Nie każde zgłoszenie oznacza więc konieczność złożenia zamówienia u dostawcy.
Kompletowanie tego, co naprawdę jest potrzebne
Jeśli materiał jest dostępny, na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania powstaje zlecenie kompletacji. Lista kompletacyjna określa, jakie materiały, w jakiej ilości, dla kogo lub którego projektu i na kiedy należy przygotować. Pracownicy magazynu lub bazy sprzętowo-materiałowej nie muszą już polegać na ustnych poleceniach, odręcznych listach ani wiadomościach przekazywanych przez kolejne osoby.
Następnie dokument dostawy potwierdza, co faktycznie zostało wydane lub przewiezione. Ilość zamówiona nie zawsze bowiem odpowiada ilości skompletowanej i dostarczonej: ilości mogą się zmieniać, niektóre artykuły bywają zastępowane innymi, a czasem realizowana jest tylko część zapotrzebowania.
Dostawa materiałów i prawidłowa ewidencja
Materiał dociera na miejsce własnym transportem, z ekipą jadącą na budowę lub bezpośrednio od dostawcy. Na tym jednak proces zarządzania materiałami się nie kończy.
Dopiero zarejestrowanie rzeczywistego przepływu materiałów pozwala ustalić, co zostało dostarczone, zużyte lub przekazane dalej. Zużycie materiałów, takich jak cement czy śruby, jest przypisywane do projektu. Natomiast wyposażenie wielokrotnego użytku, takie jak ogrodzenia tymczasowe czy pojemniki siatkowe, nadal pozostaje w ewidencji i może później zostać zwrócone lub przypisane do innego projektu.
W ten sposób dane o rzeczywistym przepływie materiałów stanowią wiarygodną podstawę do przypisywania kosztów.
Spójny proces zamiast wielu oddzielnych czynności
Sprawne zarządzanie materiałami łączy poszczególne etapy w jeden spójny proces:
Zgłoszenie zapotrzebowania → Planowanie zaopatrzenia → Organizacja dostawy → Kompletacja i dostawa → Ewidencja przepływu materiałów → Przypisanie kosztów
Dzięki temu pracownicy budowy, biura, działu zakupów i magazynu oraz kierowcy mają dostęp do tych samych informacji. System supplyFlow może działać samodzielnie lub w połączeniu z istniejącym systemem gospodarki magazynowej bądź systemem ERP.
Krótka lista kontrolna: jak wygląda zarządzanie materiałami w Państwa firmie?
- W jaki sposób pracownicy budowy zgłaszają obecnie zapotrzebowanie na brakujące materiały?
- Czy wszystkie zgłoszenia trafiają do działu zaopatrzenia?
- Czy pracownicy magazynu dokładnie wiedzą, co i w jakiej ilości należy przygotować dla danego projektu?
- Czy można prześledzić, co faktycznie zostało dostarczone, a co zużyte?
- Czy koszty materiałów są przypisywane do właściwego projektu, pracownika, pojazdu lub urządzenia?
Jeśli wymaga to wielu rozmów telefonicznych, wiadomości na WhatsAppie lub zestawień w Excelu, warto przyjrzeć się całemu procesowi.
Nasza rada: zarządzanie materiałami od zgłoszenia po ewidencję
Dzięki supplyFlow pojedyncze zgłoszenia zapotrzebowania stają się częścią spójnego procesu. Pracownicy budowy zgłaszają potrzeby, dział zaopatrzenia wybiera sposób ich realizacji, magazyn lub baza sprzętowo-materiałowa kompletuje materiały, a po dostawie rzeczywisty przepływ materiałów zostaje zarejestrowany w systemie.
Dzięki geonardo.ai® cały proces można rozpocząć jednym zdaniem wypowiedzianym na głos.
Zgłoszenie. Planowanie. Kompletacja. Dostawa. Ewidencja.
Cyfrowe zarządzanie materiałami pomaga dostarczać materiały i sprzęt dokładnie tam, gdzie są potrzebne, a cały ich przepływ pozostaje przejrzysty i łatwy do prześledzenia.
